Skapa tjänsteanteckningar direkt i Nyps 2020
Från och med 25 maj kan du skapa tjänsteanteckningar till ett ärende direkt i Nyps 2020. Du slipper nu ladda ner dokument till din hårddisk eller ha känslig information på den.
- Den här förbättringen gör ditt arbete effektivare och rättssäkrare, säger Andreas Duvhammar, produktägare vid Nypscentralen.
Andreas Duvhammar.
När du är inne på ett ärende ser du, högt upp i högra hörnet, en knapp där det står Tjänsteanteckningar. Den använder du för att skriva tjänsteanteckningar eller se gamla. Den här förbättringen har införts generellt i Nyps 2020 - den finns alltså för ärenden i alla stödtyper.
- Du kan fortfarande göra tjänsteanteckningar som du alltid har gjort dem i Nyps 2020. Men vi uppmuntrar dig att använda den nya funktionen då du gör allt i systemet. Den ger en bättre överblick och tjänsteanteckningarna diarieförs korrekt och direkt efter att de är gjorda, säger Andreas Duvhammar.
Så blev förbättringen till
Det gamla sättet att jobba med tjänsteanteckningar kommer med en del problem. Det kan vara svårt för supporten att snabbt se vad som har hänt i ärendet, man behöver öppna många dokument för att skapa sig en helhetsuppfattning och du behöver ladda ner dokument för att läsa dem.
Andra utmaningar vi har identifierat är att handläggare kan dra sig för att skriva en anteckning och att känslig information sparas på hens hårddisk.
Hanna Åslund
- Vi har sett problemen nu när vi har arbetat med hur vi kan förbättra dokumenthanteringen och handlingar i Nyps 2020. Den nya funktionen är effektiv och lätt att lära sig. Den tar bort många av problemen vi hittade under arbetet, säger Hanna Åslund, UX-designer vid Nypscentralen.
Det är endast tjänsteanteckningarna som är skapade med den nya funktionen som bor i ärendet. Gamla tjänsteanteckningar kommer fortfarande att behöva laddas ner.
Om du använder den nya funktionen framåt räknar vi med att mängden nedladdningar av dokument, för att kunna läsa tjänsteanteckningar i Nyps 2020, kommer att minska drastiskt.
Vad är skillnaden mellan tjänsteanteckningar och minnesanteckningar?
Tjänsteanteckningar
Dokumentationsskyldigheten innebär att du som handläggare är skyldig att hålla uppgifter och handlingar ordnade i ett ärende. Det ska vara enkelt att följa vad som har hänt sen ansökan kom in. Uppgifter som kan ha betydelse i ett ärende ska dokumenteras och det görs i en tjänsteanteckning.
En tjänsteanteckning ska innehålla information som handläggaren själv har uppmärksammat vid granskning av ärendet. Datum för när uppgifterna inhämtades och vem som tagit emot informationen ska finnas med i tjänsteanteckningen.
En tjänsteanteckning blir en allmän handling när ärendet är avslutat.
Minnesanteckningar
En minnesanteckning består av uppgifter som inte har betydelse för ärendets utgång. De är ett stöd för minnet, till exempel ”ring företaget klockan 10.00 på onsdag". Gör du minnesanteckningar i ärendet ska de rensas löpande. Om informationen i anteckningen har betydelse för kommande beslut ska du göra den till en tjänsteanteckning.
Om ärendet avslutas med minnesanteckningar i sig betraktas de som allmänna handlingar - de får inte rensas i efterhand.