Skyddade personuppgifter i Nyps
Den 18 september 2024 lanseras ett nytt stöd för hantering av ärenden med skyddade personuppgifter i Nyps 2020. Se gärna Nypscentralens utbildningsfilm.
Uppdatering (2024-09-18):
Tillväxtverket behöver skjuta upp den planerade systemuppdateringen den 18 september på grund av prestandaproblem. Därför kommer skyddet för skyddade personuppgifter inte att vara tillgängligt som planerat från och med 18 september.
Ny planerad tid för systemuppdateringen är den 25 september klockan 16.30.
Det är ovanligt att vi hanterar skyddade personuppgifter i våra ärenden, men när det inträffar är det viktigt att dessa hanteras på ett korrekt sätt. Tillväxtverket rekommenderar därför att alla organisationer planerar för hur ärenden med skyddade personuppgifter ska hanteras. Det är viktigt att varje organisation tilldelar rätt behörighet till de medarbetare som ska ha åtkomst till skyddade ärenden.
Funktionen är avsedd som skydd för skyddade personuppgifter och ska endast användas i detta syfte.
Så fungerar skyddet
Automatiskt skydd
Nyps genomför en automatisk kontroll av personnummer som anges i inmatningsfälten. Om ett ärende innehåller skyddade personuppgifter blir det automatiskt skyddat, och särskild behörighet krävs för att hantera detta ärende. Det automatiska skyddet kan inte stängas av, men kontroll av uppgifterna sker kontinuerligt. Om ett personnummer inte längre är skyddat, kommer det automatiska skyddet att plockas bort.
Den automatiska kontrollen utförs mot Skatteverkets register.
Manuellt skydd
Det kan förekomma skyddade personuppgifter i systemet som det automatiska skyddet inte upptäcker. För att aktivera det manuella skyddet krävs det att du har behörighet, det är samma behörighet för att hantera åtkomst till skyddade ärenden. Det gäller personuppgifter i:
- fritext
- löptext
- dokument.
Aktivera skyddet manuellt:
- Klicka på informationssymbolen som ser ut som en sköld.
- Klicka i "Manuellt skydd".
- En ny ruta visas där du bekräftar att ärendet innehåller skyddade personuppgifter.
Skyddet ska endast användas för ärenden med skyddade personuppgifter.
Hantera ärenden med skyddade personuppgifter
För att öppna ett ärende som är skyddat, antingen automatiskt eller manuellt, krävs särskild behörighet. Om du försöker öppna ett skyddat ärende utan behörighet visas en informationsruta. För att få åtkomst behöver du kontakta en behörig person inom din organisation.
Varje organisation bör upprätta en rutin för hantering av skyddade personuppgifter och tilldela rätt personer behörighet via KAP. Behörigheten heter "Admin skyddade ärenden" och behöver läggas till för varje stödform som användaren ska hantera åtkomst för. När du öppnar ett skyddat ärende får du upp en informationsruta, men endast behöriga personer kan öppna ärendet.
I varje ärende finns en informationssymbol som indikerar om ärendet är skyddat. Via denna symbol kan du:
- Hantera behörigheter till ärendet.
- Se vilka personuppgifter som är skyddade.
- Se om skyddet aktiverats automatiskt eller manuellt.
- Få mer information om hur skyddet fungerar.
Behörigheter
Varje organisation tilldelar behörigheter till de medarbetare som ska kunna hantera skyddade ärenden. Behörigheten omfattar både ärenden som skyddats automatiskt och manuellt.
Så här ger du behörighet till ett ärende:
- Öppna ärendet.
- Klicka på informationssymbolen "Skyddat".
- Hantera åtkomst till ärendet.
- Välj personen du vill tilldela behörighet.
- Klicka på "Ge åtkomst".
Du kan även ta bort behörigheter till ett ärende på samma plats.
Andra rutiner för dig på Tillväxtverket
För dig som är anställd på Tillväxtverket gäller andra rutiner. Mer information kommer på Tillväxtverkets intranät.