Fråga: Avser dagen info inget som går att göra i projektmedel (än) . Bara nyheter för eruf o andra program….

Svar: Minst två dagar innan informationsträffen publicerar vi vår agenda i kalendern på vår webbplats. Där försöker vi att vara så tydliga som möjligt med vilka stödtyper huvudpunkterna gäller. Då kan du i förväg avgöra om informationsträffen är aktuell för dig.

Sen har det varit mycket utvecklingen av EU-stöden nu. Anledningen är att vi har behövt få alla viktiga delar för den nya programperioden på plats. Vi hoppas att kunna leverera fler förbättringar för andra stödtyper framåt.

Fråga: Kan man skriva ett meddelande i systemet till sökande i samband med att man avbryter eller gör man det separat via handlingar?

Svar: I dagsläget finns det ingen meddelandefunktion direkt när man avbryter. Det enklaste sättet att skicka ett meddelande i dag är att kommunicera det innan man avbryter för komplettering. Det gör du via publicera handlings-funktionen som redan finns.

Vi tar med oss din åsikt som ett förbättringsförslag för framtida utveckling. 

Fråga: Angående meddelande i samband med att avbryta/skicka tillbaka för komplettering. Är meddelandet ett dokument?

Svar: Se svar ovan. Det skapas inte upp något dokument som meddelar att ansökan om utbetalning är avbruten för komplettering.

Fråga: Kommer det att komma en "meddelandefunktion" i samband med att vi publicerar tex kompletteringsbegäran? Man vill ofta skicka med lite info och nu måste vi ändå skicka mail. ERUF

Svar: Se svar ovan. Det här är ett förbättringsförslag som vi tittar på.
Det som kommer synas i dag är att den sökande kommer få en komplettera etikett på sin tidigare insända ansökan om utbetalning.

Svar: Funktionen är hämtad från Företagsstöden och kommer nu till EU-programmen (Regionala, FRO samt InterReg).

Fråga: Kan man passa på att ta ett ändringsbeslut (till exempel ändra i projektbudgeten) medan ansökan om utbetalning är återsänd för komplettering? (Jag vet att det under testperioden har avråtts från det)

Svar: När ärendet ligger för komplettering är det i praktiken samma sak som när en sökande har påbörjat att jobba med en ansökan om utbetalning, men inte skickat in den. Det vill säga det är möjligt att göra ändringsbeslut men du bör vara försiktigt med det. För om du ändrar budget kan det helt förändra förutsättningarna för den ansökan om utbetalning sökande jobbar med. Och, i vissa fall, skulle det kunna leda till att du hindrar sökande att ens kunna skicka in sin ansökan om utbetalning.

Fråga: Om man skickar tillbaka en utbetalning från eruf så återkommer väl "gula rutan" med den vanliga varningen att ändringar ska man vara försiktig med.

Svar: I dagsläget kommer informationen om att den sökande påbörjat en ansökan om utbetalning tändas först när de går in på kompletteringen. Det vill säga, den visas inte direkt efter du avbrutit ansökan om utbetalningen. Det är en funktion som vore bra att ha och vi har haft med den i utvecklingen men fick prioritera bort den.
men vi tar med oss det här förbättringsförslaget.

Fråga: Eruf - kommer ni att lägga till så att även vi handläggare och ekonomer får en mailnotis när det kommer inte något i våra ärenden?

Svar: Det har länge funnits ett generellt behov att förbättra informationen till våra användare i Nyps 2020 om statusen på ärendena de handlägger. I den lösning som släpps nu, för möjligheten att avbryta en inskickad ansökan om utbetalning, finns ingen sådan notifiering med. Men det är något som vi tittar på generellt för hela Nyps 2020.

Fråga: Varför införs inte samma funktionaliteten till både PROJ och ERUF samtidigt? Även generellt alltså. Varför går EU alltid före? Och PROJ inte ens en tidsplan?

Svar: Vi brukar utveckla funktioner för ett eller några stöd i taget. Anledningen är att det underlättar för utvecklingsteamen och det ger oss möjlighet att förbättra funktionen tills vi när nöjda med den. Efter det kan vi lansera funktionen för flera stödtyper.

Just nu har EU-utvecklingen fått gå före mycket annan utveckling. Anledningen till det är att vi måste få alla centrala bitar för den nya programperioden på plats. Förhoppningsvis kommer vi inom en relativt snar framtid kunna börja prioritera utvecklingen av de övriga stödtyperna.

Fråga: Kommer flera finansiella källor att bli aktuellt i projektstöd, dvs så man kan blanda projektstöd och företagsstöd i samma ärende?

Svar: Nej. De flesta av våra projektärenden och företagsstödsärenden har samma finansiella källa, anslag 1:1. De är däremot olika stödtyper med olika reglemente och det är inte aktuellt att kunna hantera olika stöd i ett och samma ärende.

Fråga: Flera finansiella källor - hur kommer beslutsmallen att påverkas av dubbla beslut?

Svar: Det beror på hur man väljer att hantera ärendet och är en fråga för juridik och verksamheten. I exempelvis ärenden för Fonden för en rättvis omställning med flera finansiella källor så har man ett beslutsbrev för hela ärendet. Det innehåller en referens till Ärende-ID för Fonden för en rättvis omställnings-ärendet och Ärende-ID för 1.1 anslaget.

Fråga: Blir det enkelt för sökande i Min ansökan att välja både Egna regionala projektmedel och 1:1?

Svar: Tanken är att sökande inte ska behöva bekymra sig om från vilken finansiell källa stödet tas. Det här får handläggarna bestämma.

Fråga: Det blir 2 utbetalningar. Kommer det att framgå av beslutet hur mycket som betalas ut från respektive finansiering?

Svar: Rent systemtekniskt kommer det ske två utbetalningar från ekonomisystemet med en referens till varje Ärende ID (ett för EU-finansieringen och ett för Projektmedel (1.1 anslaget). Vill verksamheten hantera detta i en mall med ett utbetalningsbeslut är det något man borde kunna göra, om man bedömt att det är juridiskt ok att göra det i exempelvis ansökan om stöd. Men det får varje Förvaltande myndighet själva bedöma.

Fråga: Fonden för en rättvis omställning - bereda ansökan om utbetalning. Flera finansieringskällor. Går det att i fördelningsfönstret som visar utbetalt o kvar att utbetala per källa även visa total budget för att korrekt följa % fördelning?

Svar: Det tar vi med oss. Huvudsaken är att fördelningen blir korrekt när projektet avslutas, men som vi vet löper inte alla projekt enligt plan och då skulle detta vara nyttig information i skärmbilden.

Fråga: Fonden för en rättvis omställning flera källor annu hellre systemförslag hur belopp 900 kr fördelas procentuellt och ger beloppsförslag enligt beslut.

Svar: I utgångsläget ligger allt på ett anslag och handläggaren får sedan fördela om medlen. Detta för att kunna vara flexibla vid varje enskild utbetalning.

Fråga: Skriver man in den nya rätta lönen eller justeringspost mellan redovisat och den rätta?

Svar: Det vi visade i dagens demo var ett första utkast på justeringsfunktionen så det är inte riktigt klart hur det kommer se ut. Men i dagsläget så anger du korrekt lön/timmar. Det vill säga du skriver in vad du godkänner för något belopp/summa. Med undantag om inget ska justeras då fyller du inte i något alls.

Just den funktionen diskuterar vi för det känns lite opedagogisk. Men som vi sa på demon, det här är en liten förhandstitt på en funktion som ännu inte är klar och verksamhetstestad.

Fråga: Vill absolut få motsvarande funktion kring ansökan om utbetalning till projektmedel! När kan detta ske?

Svar: Vi tar utvecklingen av personalkostnader stegvis och än så länge finns möjligheten att rapportera i de 9 regionalfondsprogrammen och Fonden för en rättvis omställning. I nästa steg kommer Sverige-Norge och Polisen få funktionen samtidigt som vi utvecklar justeringsfunktionen, visningsfunktionen i nästa ansökan om utbetalning för sökande och så vidare. Det vill säga att det är inte en färdig lösning ännu men allt eftersom den blir bättre och mer färdig kommer vi titta vidare på så att så många stöd som möjligt (och som vill) kan ta del av den utveckling vi gör.

Fråga: Hur kommer personalkostnaderna se ut i ansökan om utbetalning - kommer den att trilla in per person (personalkort)? i så fall på något sätt dela upp lönekostnaden för en person på två rader vid behov?

Svar: Vi har ännu inte börjat jobba med utvecklingen kring exakt hur personalredovisningen kommer se ut för sökande i Min Ansökan i samband med deras andra ansökan om utbetalning. Men än så länge är vår hypotes att när man väl lagt in en person ska den presenteras upp och man ska, i praktiken, bara behöva fylla i vilka nya timmar personen har jobbat.
Mer detaljerat svar än så i dagsläget är lite svårt att ge för vi har ju inte mer än lite tankar och skisser just nu.

Fråga: Personalkostnader ERUF. Kommer systemgenererade rader kunna laddas ner för sökanden så att de kan återanvända raderna till ansökan om utbetalning hos medfin projektmedel som inte har systemgenerering ännu?

Svar: Ja, alla uppgifter som skrivs in i utgiftsfliken via den nya personalkostnadsfunktionen kommer kunna exporteras med övriga inlästa/manuellt inlagda verifikat.

Fråga: Tidplan för utlysning. Vi Regioner följer TVV ERUF, De behöver nog ta detta i större beaktande. Hur når detta ERUF kontoren (centralt)

Svar: Vi har inom myndigheten länge jobbat för att förankra att vi kan uppdatera nypssystemen under onsdagar och att utlysningar inte bör stänga då. Det går, i de flesta fall, bra. Men ni på regionerna kan hjälpa till med det här genom att ta upp inom er organisation och i kontakt med andra när ni planerar utlysningar.

Svar: Här på webbplatsen. Antigen via webbplatsens startsida eller via kalenderns egna sida.

Fråga: Om ni ändrar så måste det vara lång framförhållning… EU-programmens stoppdatum bestäms långt i förväg av övervakningskommittéer

Svar: Det kan vi tyvärr inte alltid göra. Vi kan snabbt behöva få ut förbättringar och det är omöjligt för oss att anpassa det här för alla eller göra det med god förvarning.

Därför är det extra viktigt att vi i möjliga största mån håller oss till att uppdatera våra system på onsdagar. Och sen att ni användarorganisationer inte planerar att genomföra viktigt arbete i våra system under onsdagar.

Fråga: Min ansökan - regioner. Kommer den matcha den nya versionen som vi fått till vår del av Eruf. Vore bra oavsett Eruf att Min ansökan förbättras

Svar: Detta är vi medvetna om och vi kommer att se att projekthanteringen kommer att närma sig hanteringen för EU-medel. Å andra sidan pågår också ett arbete med hållbarhetssäkring av våra projekt, så vi kommer i den fortsatta utvecklingen att behöva ta hänsyn till båda dessa infallsvinklar och göra en prioritering utifrån tillgängliga resurser.